Petunjuk Legalisasi
1. Pengantar legalisasi
Menurut peraturan <Tata Cara Legalisasi Konsuler> yang dibuat pada tanggal 1 Maret 2016,legalisasi konsuler mengacu pada kegiatan lembaga legalisasi konsuler untuk memastikan keaslian segel terakhir dan tanda tangan pada dokumen notarisasi, dokumen lain, atau dokumen-dokumen asing berdasarkan permohonan yang diajukan oleh individu, individu yang mewakili organisasi atau organisasi lainnya.
Tujuan dari legalisasi adalah agar akta notaris dan dokumen lain yang dikeluarkan oleh suatu Negara dapat diakui dan memiliki kekuatan hukum di Negara lain, tanpa mencurigai keaslian segel dan tanda tangan dari spesimen. Legalisasi konsuler tidak dapat membuktikan keaslian atau pengesahan isi dari dokumen. Penanggung jawab isi dari dokumen adalah Instansi yang mengeluarkan dokumen tersebut.
Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Repubik Rakyat Tiongkokdi Indonesia menerima pengurusan legalisasi yang dikeluarkan oleh pemerintah Indonesia dan telah dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, sehingga dapat digunakan di Tiongkok.
2. Prosedur legalisasi
Permohonan legalisasi dokumen di Indonesia harus mengikuti syarat dibawah ini:
· Dokumen asli atau fotocopy yang dikeluarkan oleh Instansi terkait di Indonesia (contohnya akte lahir, akte perkawinan, SKCK, dll) yang sudah dilegalisasi sebelumnya di Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri Indonesia, dapat diajukan di Kedutaan Besar/Konsulat Republik Rakyat Tiongkok.
· Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris (contohnya surat pernyataan, surat kuasa, dll.) yang telah dinotarisasikan, dilegalisasi di Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri Indonesia, dapat diajukan di Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok .
o Alamat Kementerian Hukum dan HAM Indonesia: Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan, Jakarta Selatan
o Alamat Kementerian Luar Negeri Indonesia: Jl. Taman Pejambon No. 6 , Jakarta Pusat
3. Dokumen yang diperlukan untuk legalisasi dokumen
a. <Formulir Permohonan Legalisasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok> yang telah diisi lengkap 1 lembar
b. Fotokopi dokumen yang telah dilegalisasi di Kementrian Luar Negeri Indonesia 1 lembar
c. Fotokopi identitas pemohon yang masih berlaku (untuk WNI bisa menggunakan KTP/Paspor, untuk WNA menggunakan paspor)
d. Perwakilan dari pemohon harus menyertakan identitas yang masih berlaku, asli dan fotokopi. Jika melegalisasi dokumen yang berhubungan dengan hal penting, harus disertai surat kuasa.
e. Untuk kepengurusan legalisasi dokumen perusahaan, harus disertai surat kuasa dan fotokopi identitas dari perwakilan perusahaan yang sah, serta dokumen yang membuktikan perwakilan dari perusahaan yang sah.
f. Dokumen-dokumen lampiran lainnya yang dianggap perlu oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Repubik Rakyat Tiongkok.
4. Proses pengajuan
a. Pemohon bisa memberi kuasa kepada perwakilan, tetapi hal yang harus diperhatikan adalah : mengenai permohonan legalisasi Surat Keterangan Belum Menikah, pemohon harus datang langsung ke Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok untuk pengajuan. Jika diperlukan, akan dilakukan proses wawancara dengan pemohon.
b. Saat pengajuan legalisasi, dokumen dapat diajukan langsung pada saat jam kerja Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok, tanpa membuat janji terlebih dahulu.
c. Pengajuan legalisasi yang sudah diproses tidak dapat dibatalkan, pemohon harus membayar biaya proses.
5. Waktu Proses
Waktu kepengurusan legalisasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok umumnya adalah 4 hari kerja. Jika pemohon mempunyai alasan yang rasional dengan persetujuan dari Pejabat yang berwenang, dapat mengajukan proses kilat. Dikarenakan adanya penambahan dokumen dan harus diverifikasi, maka waktu proses bisa menjadi mundur, diluar waktu yang disebutkan diatas dan tidak dapat ditentang oleh pemohon.
6. Biaya kepengurusan dokumen
Dokumen perorangan Rp. 200,000 / dokumen Biaya pelayanan Rp. 240.000
Dokumen perusahaan Rp. 350,000 / dokumen Biaya pelayanan Rp. 400.000
7. Hal yang harus diperhatikan
a. Dokumen yang diajukan pemohon telah dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, cap dan tanda tangannya harus yang sudah terdaftar di Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok.
b. Isi dari dokumen harus asli, lengkap, sah dan tidak ada hal yang bertentangan dengan hukum Tiongkok atau terdapat unsur yang dapat merugikan kepentingan Negara dan masyarakat Tiongkok.
c. Dokumen yang akan dilegalisasi jika lebih dari 1 lembar, maka harus dijilid dengan segel lilin, diberi cap kesatuan atau cap emboss agar tidak mudah tertukar dan terjamin kelengkapannya.
d. Berdasarkan peraturan dari Instansi terkait, dokumen Surat Keterangan Belum Menikah yang akan digunakan di Tiongkok untuk pendaftaran pernikahan, hanya berlaku 6 bulan dari tanggal dokumen tersebut dikeluarkan, oleh karena itu dokumen yang telah lewat masa berlaku 6 bulan harus diulang pembuatannya. Dokumen untuk pengurusan adopsi seperti surat keterangan kondisi pernikahan, catatan kesehatan dan SKCK jika telah melebihi 6 bulan, maka tidak dapat dilegalisasi.
e. Terhadap dokumen yang akan dilegalisasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok, pejabat konsuler akan melakukan verifikasi. Apabila terdapat masalah, seperti proses notarisasi atau legalisasi setempat yang tidak lengkap, format tidak sesuai, mengandung konten yang tidak sesuai hukum, dokumen terdapat koreksi, dalam situasi terlepas atau tertukar maka permohonan legalisasi tidak dapat diproses.
f. Dokumen yang telah dilegalisasi sebelumnya tidak dapat diubah atau ditukar. Jika ada perubahan atau penukaran, maka legalisasi yang dikeluarkan oleh Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok sudah tidak berlaku lagi, serta segala risiko yang mungkin terjadi dan tanggung jawab secara hukum sepenuhnya ditanggung oleh pemohon.
g. Jika yang bersangkutan tidak dapat mengurus sendiri legalisasi dokumen yang berhubungan dengan warisan, penghibahan properti atau jual beli rumah, dokumen-dokumen lain yang berhubungan dengan kegiatan bisnis dan perdagangan atau hal-hal penting lainnya ke Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok, maka bisa menguasakannya pada orang lain dengan disertai surat kuasa.
h. Untuk fotocopy dokumen yang dilampirkan, Kedutaan Besar/Konsulat Jendral Republik Rakyat Tiongkok hanya menerima kertas dengan ukuran A4 standar internasional. Ukuran kertas yang tidak sesuai dengan ketentuan tidak akan diterima.
i. Harap mengambil dokumen yang telah dilegalisasi tepat waktu, jika melampaui batas waktunya, maka dokumen tersebut akan dimusnahkan dan akan mempengaruhi pemohon dalam kepengurusan berikutnya, oleh karena itu segala risiko yang timbul merupakan tanggung jawab pemohon.
